Le Commentaire du Règlement général prévoit que chaque Bureau procède à la rédaction d’un document (par souci de transparence et à mettre, si possible, à disposition sur son site Internet) accessible à tous les candidats à la fonction de correspondant établis dans son pays afin d’expliquer les conditions dans lesquelles le Bureau accorde, refuse ou retire son agrément à un correspondant.

Dans ce contexte, L’Assemblée générale de 2009 a approuvé à l’unanimité l’utilisation par les Bureaux des 3 documents suivants:

- Un modèle type de Charte des correspondants,

- Un modèle type de Convention de gestion et règlement,

- Des Règles en matière d’externalisation.

L’usage des ces documents qui sont des modèles types pouvant être modifiés et adaptés selon la situation propre de chaque Bureau est librement consenti.